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Bei Koppelung des Tumordatenbankprogramms an ein Klinikinformationssytem müssen hier nur noch wenige Einträge ergänzt werden. Die externe Patientennummer ist die Nummer des Patienten in einem übergeordneten Klinikinformationssystem. Sie dient zur automatischen Aktualisierung der Patientenstammdaten. Falls patientenbezogene Daten an ein Krebsregister übermittelt werden sollen, ist anzugeben, ob der Patient dieser Übermittlung nach §3 Abs. 2 des Krebsregistergesetzes (KRG) zugestimmt hat, um diese Daten später auf elektronischen Wege übermitteln zu können. Bei Ableben des Patienten müssen Sie hier außerdem Todeszeitpunkt und Todesursache angeben.
Die Daten, die in dieser Eingabemaske abgefragt werden, werden nur einmal für jeden Patienten gespeichert. Prüfen Sie im Verlauf der Behandlung die Vollständigkeit dieser Daten. An dieser Stelle können Sie Daten zur Noxenexposition, früheren Tumorerkrankungen und Tumorerkrankungen bei Blutsverwandten eingeben. Wird im Enddatumsfeld des Nikotin- und Alkoholkonsums eine Jahreszahl angegeben, bedeutet dies, dass der Patient in diesem Jahr den Noxenkonsum beendet hat. Bleibt jedoch dieses Feld unbelegt, bedeutet dies, dass der Patient den Konsum unvermindert beibehalten hat.
In dieser Eingabemaske werden die Bewegungsdaten und der zeitabhängige Allgemeinzustand erfasst. Dies umfasst den Karnofsky-Index beim Verlassen der Klinik, den University of Washington Quality of Life Index, den Komorbiditätsindex nach Kaplan-Feinstein und die TNM-Klassifikation. Da es sich bei der T-Klassifikation jedoch um eine tumorspezifische und nicht um eine patientenspezifische Angabe handelt, wird die T-Klassifikation in der Eingabemaske des Primärtumors vorgenommen, um auch Mehrfachtumoren klassifizieren zu können. Die T-Klassifikation (0 oder X) wird nur dann an dieser Stelle vorgenommen, wenn entweder kein Primärtumor mehr vorhanden ist (0) oder die primäre Tumorlokalisation unbekannt ist (X).
Zusätzlich zu den üblichen Arten der T-Klassifikation wie c, y, p, r, a wurde die Klassifikationsart po für „postoperativ`` hinzugefügt, die anzugeben ist, wenn die T-Klassifikation auf einem operativen Befund ohne Untersuchung des reseziertem Materials in der Pathologie beruht. Abhängig von der Art der T-Klassifikation sind nur bestimmte Werte für den Certainty-Index der T-Klassifikation möglich. Mit dem Knopf Validieren können Sie die getroffene Zuordnung auf ihre Gültigkeit überprüfen.
Durch Drücken der rechten Maustaste in dem Eingabefeld des Komorbiditätsindex, gelangen Sie in eine Maske zum Eintrag verschiedener Begleiterkrankungen und deren Schweregrad. Hierzu wir zunächst die Art der Begleiterkrankung aus dem Rollfeld ausgewählt. Durch Drücken der rechten Maustaste in dem Schweregrad-Feld öffnet sich das Katalogfenster zur Auswahl des entsprechenden Schweregrades. Mit dem Knopf Hinzufügen werden die Einträge in die Liste übernommen. Verlässt man dieses Fenster über Schließen, wird der resultierende Kaplan-Feinstein Index ermittelt.
Jeder Tumor wird in Anlehnung an die TNM-Klassifikation einem Organ zugeordnet. Die betrachteten Organe zusammen mit ihren Unterlokalisationen sind in Anhang A aufgelistet. Der Tumorursprung wird mit einem zweistufigen Schlüssel angegeben, auf der ersten Stufe mit dem ICD-O Schlüssel [9], auf der zweiten Stufe mit einer Unterkategorie dieses Schlüssels. Zu einigen Organen existiert zusätzlich eine Auswahl von Sonderkriterien. Nachdem Organ und Tumorursprung ausgewählt wurde, kann die T-Klassifikation eingegeben werden. Mit der rechten Maustaste im T-Feld erhalten Sie eine organbezogene Klassifikationsliste.
Zu jedem Primärtumor können weiterhin die Tumormorphologie nach ICD-O, die histopathologische Differenzierung (Tumorgrading), Gefäßbefall und andere Parameter dokumentiert werden.
Ist der Patient gleichzeitig von mehreren Tumoren befallen (synchrone Tumoren), wählt die Datenbank den Tumor mit dem höchsten Tumorstadium als Leittumor aus, anhand dessen das Stadium der Tumorerkrankung ermittelt wird. Für jeden synchronen Tumor muss ein eigener Tumordatensatz angelegt werden.
Ausgedehnte Tumoren überschreiten den im Tumorursprung angegebenen Bereich. Zu jedem Tumor kann daher in einer Liste vermerkt werden, in welches Organ mit entsprechender Unterkategorie sich der Tumor ausbreitet. Die hier zur Verfügung stehende Auswahl entspricht ebenfalls der in Anhang A gezeigten Liste, wobei die Angabe eines Sonderkriteriums entfällt.
In dieser editierbaren Tabelle können Sie die Größe des Tumors, die Sie mit unterschiedlichen Verfahren bestimmt haben, eingeben. Die Größenangaben sollten von x nach z in absteigender Größe erfolgen. Bei bestimmten Organen können Sie eine andere Konvention verwenden.
In denjenigen Fällen, wo neben der TNM-Klassifikation nach UICC weitere Klassifikationsverfahren existieren, können Sie die zusätzlich durchgeführten Klassifikationen des Primärtumors in einer weiteren Tabelle angeben.
Zur raschen Information können Sie die Ausdehnung des Primärtumors graphisch mit einem oder mehreren frei positionierbaren und in der Größe veränderbaren Rechteck in einer Abbildung des entsprechenden Organsystems markieren. Ein versehentlich eingezeichnetes Rechteck kann nach Markieren mit der rechten Maustaste wieder gelöscht werden.
Der Tumorbefall von Lymphknoten kann zunächst auf der Stufe der Lymphknotengruppe I - VIII und dann genauer auf der Stufe der einzelnen Lymphknotenstation dokumentiert werden. Die Lymphknotengruppe wählen Sie zunächst in der Graphik aus. Anschließend können Sie die befallene Lymphknotenstation auswählen. Falls es sich um einen Pathologiebefund handelt, öffnen sich Eingabefelder für weitere Parameter.
Die Lokalisationen von Fernmetastasen können Sie den von der UICC [10] angegebenen Mnemokürzeln verschlüsseln.
Auf der Karteikarte Tumor können Sie die Therapieintention der OP bezogen auf Primärtumor, regionäre Lymphknoten und Fernmetastasen eingeben. Weiterhin wichtig ist die Angabe der Resektion (R-Klassifikation), die allerdings erst nach Untersuchung von reseziertem Material möglich ist.
In ähnlicher Weise wie beim Komorbiditätsindex können Sie für jede Operation einen Index für postoperative Komplikationen eingeben.
In der Regel finden Bestrahlung und Chemotherapie ambulant im Anschluss an eine stationäre Behandlung statt. Geben Sie daher eine Bestrahlung oder Chemotherapie zu dieser stationären Aufnahme ein.
Bei der Eingabe der Chemotherapie können Sie die verordneten Cytostatika aus einer Liste auswählen. Diese Liste wird von den einzelnen Kliniken selbst gepflegt. Ein einmal verordnetes Präparat kann nicht mehr aus dieser Liste gelöscht werden. Nach Möglichkeit sollte bei der Eingabe eines neuen Präparates die 5-stellige Rote-Liste Nummer eingegeben werden, um eine klinikübergreifende Auswertung zu ermöglichen.
Falls Sie Tumorzellkonzentrationen in unterschiedlichen Medien bestimmt haben, können Sie die Ergebnisse in einer frei editierbaren Tabelle eingeben. Die Erfassung weiterer serologischer Parameter ist geplant.
Zu jeder Aufnahme können Sie einen Freitext von maximal 1000 Zeichen eingeben. Beispielsweise können Sie über die Zwischenablage den zu jeder Aufnahme geschriebenen Arztbrief als ASCII Datei übernehmen.
Falls in der Klinik zur medizinischen Dokumentation ein anderes System verwendet wird, können Einweisungsdiagnosen, Entlassungshaupt- und Nebendiagnosen als ICD-10 Code von diesem System via HL7 übernommen werden, falls das übergeordnete System diese Möglichkeit bereitstellt.